الرئيسة دورات علميةدورات عام 2014
 
الأحد 19 يناير 2014
في المقام الأول

ـــــــــ • متى يمكنك الاعتماد على المهارات المتواضعة؟ـــــــــ 
من المناسب هنا أن نشير إلى أن توظيف المهارات يمكن أن يعتمد على نوع المشروع، هناك مشاريع تتحمل مهارات متواضعة 

تكتسب تدريباً أثناء ممارستها لدورها في المشروع، وعادة ما تكون هذه المشاريع بسيطة، أو طويلة المدى، 

أو أن يكون دور العامل أو الموظف فيها بسيطاً ولا يتطلب الكثير من التدريب للوصول إلى حد الإتقان. 

ـــــــــ • اجتماع أوّلي...ـــــــــ 
والآن وقد جمعت أفراد الفريق ادع إلى اجتماع تضع فيه الأسس أمام الفريق وتحدد المسؤوليات. 

وعلى اعتبار أنه الاجتماع الأول للمشروع ، فأهم ما يتميز به هذا الاجتماع: 

• طرح أهداف المشروع مع تحري الوضوح والدقة. 

• تحديد المسؤوليات 

• مناقشة خطة العمل. 

• طويل 

• مركّز 

• مفتوح للاستفسارات 


بالطبع سيكون هناك اجتماع رديف بعد الشروع بتنفيذ المشروع بأسبوع أو أربعة عشر يوماً 

لتحري خط سير المشروع على ضوء معطيات ما يمكن أن نطلق عليه "المرحلة التمهيدية أو التجريبية". 

5) ضع قائمة بالخطوات الكبيرة:
قسم مشروعك إلى أجزاء أساسية ، ما هي أهم أجزائه. من المفيد أن ترتب هذه الأجزاء حسب سلّم زمني معين،

ولكن هذا لا يعني أن تبقى قلقاً دائماً مشدوداً إلى هذه التقسيمات ومقيداً فيها بالترتيب الذي وضعته حصراً...
دع لنفسك هامشاً من المرونة، فلكل ظروفه الطارئة!
6)ضع قائمة بالخطوات الصغيرة:
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــ
وتتفرع هذه الخطوات الصغيرة عن الخطوات الكبيرة السابقة. كذلك الأمر، يمكنك ترتيب هذه الخطوات بترتيب زمني أيضاً،

فهذا أدعى إلى استذكارها بسهولة . من المفيد أن نذكر هنا أن مستويات المشروع والتفصيلات التي يستغرقها كل مستوى

تعتمد على حجم المشروع ومدى تعقيده، هناك مشاريع لا تستغرق أكثر من مستويين، ومشاريع ربما تصل تفرعاتها إلى أكثر من عشرة مستويات.

7) ضع مخططاً أولياً:
ـــــــــــــــــــــــــــــ
الآن ضع مخططاً شاملاً أدرج فيه خطوات المشروع الرئيسية منها وتفرعاتها تحدّد فيه:

• الجدول الزمني لكل خطوة رئيسية، كم تستغرق؟ وتوزيع الرصيد الزمني على الأجزاء أو الخطوات المتفرعة.

• العقبات التي يمكن أن يصادفها المشروع في بعض مراحله، وكيفية تفاديها، أو معالجتها إن لم يكن بالإمكان تفاديها.

• توزيع الميزانية المرصودة للمشروع على خطواته مع ترك هامش +/ - نسبة مئوية محددة يفرضها نوع الخطوة وحجمها.

• هل بالإمكان المضي بأكثر من خطوة في وقت واحد؟

• هل هناك تزامن في الاحتياجات؟

• هل من الأفضل استبدال المسؤوليات، أم تثبيتها؟
• ....

8) التغذية الراجعة:
ـــــــــــــــــــــــــــــــ
عندما تضع المخطط الأولي موضع التنفيذ، تظهر نقاط القوة ونقاط الضعف فيه

هنا يأتي دور الاجتماع الرديف الذي تحدثنا عنه سابقاً في خطوة " اجمع فريق العمل".

- اجتماع رديف لفريق العمل:

هذا الاجتماع ضروري جداً لأنه يعطيك رأي فريق العمل في:

• الطريقة التي يتم فيها تنفيذ المشروع

• مدى منطقية المشروع

• إمكانية استمراره بنفس الخطوات المرسومة

• ما إذا كان من الضروري إجراء تعديلات جوهرية

• ما إذا كان من الضروري إجراء تعديلات بسيطة

• هل الموارد المالية المتاحة كافية؟

• هل الموارد البشرية المتاحة كافية؟

• هل الفترة الزمنية المحددة حقيقية أم مبالغ فيها؟ هل يمكن إنجاز المشروع بناء على المخطط الأولي بالوقت المحدد؟ قبله؟ بعده؟...

• هل هناك من متطلبات أخرى يحتاجها المشروع؟
• ...

- اجتماع المساهمين أو الشركاء:

في هذا الاجتماع تقوم بعرض معطيات المخطط الأولي على شركائك أو المساهمين في المشروع،

وما تمخض عنه اجتماع فريق العمل من اقتراحات ونقاط تستحق المناقشة.

طبعاً من الأهمية بمكان أن يرفدك هؤلاء بآرائهم واقتراحاتهم، لأنهم أولاً وأخيراً لهم دور باتخاذ القرار... المالي على الأقل!

لا تستهن بأي اقتراح أو رؤيا تعرض عليك في هذه المرحلة.

9) تعديلات على موارد المشروع:
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــ
إذا شعرت أن الحدود التي وضعتها أنت (أو الإدارة العليا) للمشروع بحاجة إلى تعديل – حسب التغذية الراجعة التي حصلت عليها –

سواء من حيث الموارد البشرية أو المالية أو الجدول الزمني، فاعمل على التعديل (أو اطلبه من الإدارة العليا) قبل البدء بالتنفيذ،

ولا تنتظر حتى تتورط في المشروع ثم تطلب فلا تجاب!

10) الخطة الأساسية:
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يمكنك أن تضع الخطة الأساسية فقط بعد أن تفعّل التغذية الراجعة التي حصلت عليها، وإجراء التعديلات اللازمة سواء على الموارد أو على هيكلية المشروع... لا تتردد في إجراء أي تعديل على الخطة الأولية تجده ضرورياً على ضوء معلومات التغذية الراجعة.
منقـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــول
 

 
 
   Bookmark and Share      
  
 كيف تدير مشاريعك الحياتية؟ الجزء التانى

dyn-web.com

أفضل مشاهدة بدقة 768 *1024 أو أعلى باستخدام فاير فوكس أو انترنت اكسبلورر 7